Zeitmanagement: Das Pareto-Prinzip und die Salami-Taktik

4. Zeit-Strategie: Verhältnis 20:80 (Pareto-Prinzip)

Um Zeitdieben den Garaus zu machen, kann auch das Pareto-Prinzip helfen. Das Prinzip beschreibt das statistische Phänomen, dass lediglich 20 Prozent des Arbeitseinsatzes 80 Prozent des Ergebnisses bringen, die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses brauchen aber 80 Prozent des gesamten Aufwandes.

Wer es nun schafft, die wichtigen 20 Prozent zu identifizieren und diese zukünftig vorrangig und mit voller Konzentration zu erledigen, wird auf Dauer erfolgreicher sein. Hier muss jeder für sich entscheiden, wo seine Prioritäten liegen.

Anwendungsbeispiel

Zwei Männer hackten den ganzen Tag Holz. Franz hackte, ohne auch nur eine Pause einzulegen. Und wie nicht anders zu erwarten war, hatte er am Abend einen beeindruckenden Stoß Holz gehackt.

Sepp dagegen hackte immer etwa 50 Minuten und legte dann eine Pause von zehn Minuten ein. Trotzdem hatte er am Abend einen viel größeren Stoß. Franz traute seinen Augen nicht: „Wie hast du das bloß geschafft? Du hast immer Pausen eingelegt und schneller bist du beim Hacken auch nicht! Hast du einen besonderen Trick?“

„Ich habe mich in den Pausen ja nicht ausgeruht. Ich habe meine Axt geschärft – und das ist der ganze Trick!“, antwortete Sepp.

5. Zeit-Strategie: Ziele formulieren (Salami-Taktik)

Jeder, der sein eigenes Zeitmanagement verbessern möchte, sollte seine Ziele schriftlich fixieren. Denn nur wer seine Ziele kennt, wird auch den Weg dorthin finden. Wichtig dabei ist, dass die Ziele realistisch sind, außerdem durchführbar, erstrebenswert sowie in einem bestimmten Zeitrahmen zu verwirklichen. Das gelingt einfach bei kleineren Zielen oder Tagesplänen, schwieriger und weitaus komplexer sieht die ganze Planung bei längeren Projekten aus.

Eine mögliche Strategie, die bei größeren Zeiträumen helfen kann, ist die Salami-Taktik. Ein Projekt wird in der Planung in mehrere kleinere Teilprojekte aufgeteilt. Für jedes Teilprojekt gibt es eine feste Zeitschiene und Ziele, die erreicht werden müssen. Alles nach dem Motto: „Es gibt nicht den einen großen Erfolg, sondern jeder Erfolg ist die Summe kleinerer Teilerfolge.“

Anwendungsbeispiel

Ein junger Berufseinsteiger hat den nächsten Karriereschritt im Visier. Allerdings fehlt ihm dafür ein bestimmtes Fachwissen. Ein Weiterbildungsseminar muss her. Zur Erreichung des Ziels „nächster Karriereschritt“ ergeben sich so die weiteren Teilschritte.

Der Plan könnte so aussehen: Innerhalb einer Woche Recherche im Internet über mögliche Anbieter und Preise, am Wochenende mögliche Alternativen im privaten Umfeld besprechen, in der darauf folgenden Woche alles mit dem Arbeitgeber durchgehen, entscheiden und anmelden. Seine zunächst eher unkonkrete Vorstellung („nächster Karriereschritt“) ist jetzt eine konkrete Handlungsanweisung („Weiterbildungskurs A in B-Stadt“). Das formulierte Ziel nimmt konkrete Gestalt an.