Zeitmanagement: Zeit für die wesentlichen Dinge

Zeitdieb gesucht

Manager arbeiten durchschnittlich 10,7 Stunden pro Tag, ein Viertel von ihnen jedes Wochenende, die Hälfte jedes zweite. Nach eigenen Angaben nehmen sich zwölf Prozent nie Zeit für ein ruhiges Mittagessen. So das Ergebnis einer Studie der Firma Lexmark. In der Hochschule stellen manche Studenten bereits fest, dass die persönliche Zeiteinteilung alles andere als optimal läuft. Spätestens wenn die Hausarbeit nur deswegen pünktlich beim Professor landete, weil in den letzten Nächten das Bett gegen den Schreibtisch getauscht wurde. In den straff organisierten Bachelor- und Master-Studiengängen folgt Klausur auf Klausur und Praktikum auf Praktikum.

Berufseinstieg - höchste Zeit für Zeitmanagement

Weiter geht es dann beim Berufseinstieg. Höchste Zeit für Zeitmanagement. „Alle wirklich Erfolgreichen haben eines gemeinsam: Irgendwann in ihrem Leben haben sie sich einmal hingesetzt und über Verwendung und Nutzen ihres persönlichen Zeitkapitals gründlich nachgedacht“, sagt Lothar Seiwert, Autor des Buches „Das neue 1x1 des Zeitmanagement“.

Wer seine Zeit im Griff haben will, beginnt mit einer Analyse des Ist-Zustands. Dabei hilft die von Tony Buzan entwickelte Methode des Mind-Mapping. Mit Hilfe von Mind-Maps lassen sich komplexe Inhalte leicht darstellen. Das zentrale Thema – hier Zeit – steht in der Mitte des Blattes. 

Dann werden Schlüsselwörter darum herum gesammelt, die die eigene Zeit einteilen, etwa Meetings, E-Mails und Projekte. Diese wiederum sind der Ausgangspunkt für weitere Verästelungen. Ein Mind-Map lässt sich so beliebig oft verändern und aktualisieren. Wer zu jeder Aktivität den nötigen Zeitaufwand notiert, erkennt schnell, wo die eigene Zeit bleibt.

1. Zeit-Strategie: Die A-L-P-E-N-Methode 

Eine nützliche Taktik, die Buchautor Seiwert sogar bevorzugt: die A-L-P-E-N - Methode, für die er durchschnittlich acht Minuten pro Tag veranschlagt.

• Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben
• Länge der Aktivitäten schätzen
• Pufferzeit reservieren
• Entscheidungen treffen: Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten
• Nachkontrolle

Nachkontrolle entscheidend für Verbesserung

Vor allem die regelmäßige Nachkontrolle ist wichtig. Wer abends seinen Tagesplan
überprüft, sieht genau, was funktioniert hat und was nicht. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen. Geschieht das mehrfach, ist das lästig. Aber dann gibt es genau zwei Möglichkeiten:

• Entweder der Punkt wird endlich in die Tat umgesetzt, dann ist er erledigt. 
• Oder er ist so unwichtig, dass er irgendwann gestrichen wird – und dann hat er sich von selbst erledigt. 

Zeit fürs Zeitmanagement lohnt sich also in jedem Fall.

2. Zeit-Strategie: Wichtig oder dringend (Eisenhower-Methode)? 

Um Zeit zu sparen, müssen Aufgaben optimal nach Prioritäten geordnet werden.

Viele Nachwuchskräfte leiden auch deswegen unter großer Arbeitsbelastung, weil sie ihre Aufgaben nicht optimal nach Prioritäten ordnen. Die „Eisenhower-Methode“ ist ein möglicher Weg zum Ziel. Präsident Dwight D. Eisenhower kam zu folgendem Schluss:

Aufgaben und Ziele können grundsätzlich nach zwei Kriterien aufgeteilt werden: Sind sie wichtig oder unwichtig? Und sind sie eilig oder nicht eilig? So gelangt man schnell zu vier Gruppen von Aufgaben.

Die vier Gruppen von Aufgaben

1. Aufgaben, die sowohl wichtig als auch eilig sind. 
2. Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind. 
3. Aufgaben, die zwar unwichtig, dafür aber eilig sind. 
4. Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind.

• Alle Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, wandern in den Papierkorb.
• Sind die Aufgaben zwar unwichtig, aber eilig, delegiert man sie an Mitarbeiter.
• Die wichtigen Aufgaben, die nicht eilig sind, überträgt man in ein Zeitplanbuch und erledigt sie, sobald Zeit dafür vorhanden ist. 
• Die Aufgaben, die gleichzeitig wichtig und eilig sind, werden sofort erledigt. 

3. Zeit-Strategie: Immer schriftlich (Fifty-Fifty-Regel)

Um Ziele auch tatsächlich zu erreichen, müssen sie dringend auf Papier gebannt werden.

„Plane unbedingt schriftlich“, betont Seiwert. „Zeitpläne, die nur im Kopf existieren, werden meist ganz schnell verworfen.“ Allerdings dürfen diese Zeitpläne auch nicht zu eng kalkuliert werden, denn es kommt immer etwas dazwischen, was vorher so nicht zu erwarten war.

„Verplane deine Zeit niemals bis auf die letzte Minute, sonst wirbelt schon die kleinste Störung den Terminplan durcheinander“, so der Buchautor. Der Frust ist dann auf jeden Fall vorprogrammiert. Die Fifty-Fifty-Regel hat sich bewährt. 50 Prozent der Zeit verplanen, 50 Prozent für Unvorhergesehenes.